Pour toutes les entreprises, la situation sanitaire implique qu’il faut rapidement changer les habitudes afin de continuer à travailler dans les meilleures conditions possibles.
Au niveau des Ressources Humaines, cela passe nécessairement par la dématérialisation. Il s’agit de réussir à communiquer rapidement et efficacement afin de continuer à gérer les équipes à distance et d’intégrer notamment toutes les spécificités du télétravail (édition des bulletins de paie, signature électronique des contrats, partage des dossiers du personnel…).
En parallèle, la dématérialisation présente un autre avantage : elle permet de maintenir le contact humain, d’assurer le suivi des salariés et de proposer un accompagnement qualitatif comme en période “normale”, alors même que le contexte est rendu plus difficile par la crise sanitaire.
Autant d’initiatives qui sont particulièrement appréciées par les salariés comme en témoigne une étude réalisée par l’Observatoire de la dématérialisation RH en 2019 :
- ils sont 94% à plébisciter la signature électronique du contrat de travail ;
- 90% le stockage dématérialisé du dossier personnel ;
- 87% la solution de stockage sécurisé ;
- 90% la transmission de documents divers (bulletin de paie, note de service…)
Mais comment réussir à effectuer vite et bien cette transition digitale ?
Pour répondre aux problématiques des ETI et des grandes entreprises, Primobox propose DEMAT RH, une solution logicielle évolutive qui simplifie la gestion administrative RH.
De l’entrée à la sortie du collaborateur jusqu’aux procédures légales sécurisées, DEMAT RH permet d’accéder à des outils modernes pour répondre aux attentes numériques des équipes RH et des collaborateurs.
La dématérialisation, un tremplin vers plus de compétitivité
Les solutions digitales, lorsqu’elles sont bien conçues, se mettent au service des utilisateurs pour simplifier considérablement leur quotidien.
Éditeur de solutions de dématérialisation, de signature et d’archivage électronique en mode SaaS (Software As A Service) qui s’adressent aux Directions métiers de l’entreprise, Primobox propose des outils “clés en main” conformes au cadre réglementaire.
Opérationnelles en quelques jours et non intrusives, ces solutions ne nécessitent pas l’intervention du service informatique et reposent sur un modèle économique simple et lisible : les économies sont claires et immédiates.
Avec Primobox, il suffit ainsi de quelques clics pour rechercher, classer, valider, extraire et diffuser tout type de document de façon 100% sécurisée.
Les avantages sont multiples :
- gestion à distance facilitée,
- simplification et gain de temps,
- conformité réglementaire,
- réduction des coûts de l’entreprise,
- amélioration de l’image de marque de l’entreprise, désormais perçue comme innovante (81% des salariés), au service des collaborateurs (66%), et performante (75%)
- respect de l’environnement.
DEMAT RH : Simplifier en toute confiance la gestion administrative RH
DEMAT RH est une plateforme modulaire et évolutive pour optimiser la gestion administrative RH et améliorer l’expérience collaborateur. Tous les échanges et dossiers salariés peuvent être digitalisés, de l’embauche jusqu’à la sortie du collaborateur.
Il est donc enfin possible de gérer à distance et en toute simplicité :
- la collecte, le traitement & la distribution des documents RH ;
- le partage & la sécurisation des dossiers du personnel ;
- l’envoi des bulletins de paie (papier et électronique) ;
- la signature électronique (contrats, avenants…) ;
- l’archivage sécurisé avec un hébergement en France.
Anne-Sophie Germain, Responsable Marketing chez Primobox, souligne :
Notre plateforme est compatible avec toutes les solutions paie & RH du marché et peut être mise en place en une semaine !
Des bénéfices à tous les niveaux
Amélioration de l’expérience collaborateur
Les processus administratifs dématérialisés, modernes et efficaces, répondent aux attentes numériques des collaborateurs et sont en phase avec les enjeux actuels.
Réduction des coûts et amélioration de la démarche RSE
La dématérialisation des processus RH permet d’éliminer le papier et les envois postaux. Le gain de temps réalisé se double ainsi d’une baisse de frais.
Gain de productivité
Les processus administratifs RH sont simplifiés et automatisés, les dossiers du personnel sont accessibles et sécurisés.
Mise en conformité des processus
Grâce à ses partenaires, Primobox propose des services d’archivage et d’hébergement respectant les normes en vigueur (NF 461 et ISO 27001). La dématérialisation peut ainsi être réalisée en toute confiance.
myPrimobox : l’espace de stockage personnel et sécurisé pour chaque salarié
Accessible 24h/24 et 7j/7, myPrimobox permet d’accéder à un archivage sécurisé et normé, disponible 50 ans chez CDC Arkhinéo.
Cet espace de stockage personnel et sécurisé est fourni avec la plateforme DEMAT RH.
Voici ce qu’en pensent les utilisateurs (étude réalisée en 2018) : “Je trouve ça complet et assez simple d’utilisation”, “Super convivial et très pratique”, “Le système est très fonctionnel”.
Découvrir myPrimobox : https://www.relations-publiques.pro/wp-content/uploads/pros/20200827100038-p4-document-fsst.pdf
Témoignages de clients
Cultura, 88 sites dématérialisés
Alain Faye, Chef de projet SIRH chez Cultura : “La collaboration avec Primobox a été fluide, très rapide, avec beaucoup de disponibilités et d’écoute. Concrètement, en un mois, nous avons lancé notre projet à l’échelle nationale. Aujourd’hui, nous gérons près de 4 000 bulletins de paie tous les mois en moins de dix minutes avec DEMAT RH”
Découvrir l’intégralité de ce cas client : https://www.primobox.com/cultura/
Challancin, 9000 bulletins de paie dématérialisés
Olivier Laude, Directeur des Systèmes d’Informations chez Challancin (9000 bulletins de paie dématérialisés) : “Nous avons établi un comparatif des coûts. Sur 3 ans, les économies réalisées en frais d’impression et d’affranchissement devaient permettre d’absorber le coût du projet avec un taux d’adhésion présumé de 70%. Avec plus de 92% d’adhésion, l’économie sera encore plus importante.”
Découvrir l’intégralité de ce cas client : https://www.primobox.com/challancin-dematerialise-ses-bulletins-avec-primobox/
A propos de Primobox
Créé en 2007, Primobox est un pionnier et acteur historique du marché de la dématérialisation des processus métiers.
Il représente à ce jour + de 40 000 000 de documents traités (bulletins de paie, documents RH, factures clients, contrats, avenants, attestations, bordereaux…), + de 2000 sociétés utilisatrices de ces différentes solutions (dont Carglass, Cultura, SAP, FNAC, Micromania Zing, Lyreco…) et 1 signature toutes les 30 secondes sur des documents de toutes natures (contrats clients/fournisseurs, adhérents, agents, pactes d’actionnaires…).
Très attaché aux valeurs humaines que sont l’intégrité, l’humilité et l’adaptabilité, Primobox a forgé sa réputation en proposant :
- un accompagnement de A à Z pour développer une relation de confiance et de proximité ;
- des outils simples, flexibles et évolutifs ;
- une totale conformité réglementaire ;
- une garantie de sécurité des données ;
- un authentique engagement social, sociétal et environnemental : Primobox est labellisé ENR (Entreprise Numérique Responsable) et soutient Bordeaux Mécènes Solidaires (mécénat financier et de compétences).
Aujourd’hui, malgré la crise économique, Primobox continue de se développer, notamment à l’international, et recrute de nombreux profils pour soutenir sa croissance.
Pour en savoir plus
Site web : https://www.primobox.com/
LinkedIn : https://www.linkedin.com/company/primobox
