Pharmacies : Back Office Services obtient la certification Qualiopi pour ses formations de Gestion du Tiers-Payant

Alors que 80% du chiffre d’affaires des pharmacies concerne le tiers-payant, 65% d’entre elles reconnaissent avoir des difficultés à le gérer et 96% souhaitent réduire le temps consacré à cette tâche (source : étude Pharminfo.fr 2019).

Une situation qui s’est aggravée depuis la crise sanitaire. Les pharmaciens doivent désormais remplir de nouvelles missions (tests antigéniques, vaccination, télésoin…) et, plus que jamais, leur rôle de conseil prend une importance fondamentale.

Pour les officines, tout l’enjeu est donc d’effectuer vite et bien ces tâches administratives jugées trop chronophages.

C’est pour les aider à gagner en compétences que Kozea group a lancé Back Office Services, un centre de formation agréé qui propose des formations sur la gestion du tiers-payant qui viennent d’obtenir la certification Qualiopi. Elles peuvent donc désormais être financées par l’OPCO.

Back Office Services est le premier organisme de formation (et pour l’instant le seul !) à disposer de la certification Qualiopi concernant les actions de formation sur le tiers-payant pour les pharmacies.

Philippe Donadieu, le fondateur de Kozea group

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Former l’équipe officinale pour améliorer la gestion du tiers-payant

Depuis le 25 octobre dernier, les 3 formations sur la gestion du tiers-payant proposées par Back Office Services sont certifiées Qualiopi.

Cet organisme de formation a développé une approche sur-mesure, puisque le déroulé des formations est adapté aux besoins des officines. Ainsi, le programme est destiné à tous celles et ceux qui veulent en apprendre davantage sur la gestion du tiers-payant : les pharmaciens, préparateurs en pharmacie, secrétaires…

3 niveaux de contenus sont disponibles :

Gestion du tiers-payant pour les néophytes (35 heures soit 5 jours)

Objectif : enseigner les bases du tiers-payant et donner les clés utiles à sa gestion.

Programme :

Découverte de l’environnement pharmaceutique et du tiers-payant ;
Connaître les organismes payeurs (régimes obligatoires et mutuelles) ;
Apprentissage de gestion de tiers-payant.

Gestion du tiers-payant niveau intermédiaire (14 heures soit 2 jours)

Objectif : approfondir les connaissances des personnes qui font déjà partie du milieu de la pharmacie d’officine.

Programme :

L’environnement de la pharmacie d’officine : revoir le cycle du tiers-payant, connaître les acteurs du tiers-payant, savoir mettre en corrélation les acteurs du tiers-payant, comprendre le mécanisme de la télétransmission, connaître les OP, connaître les différents régimes et exonérations.
La gestion du tiers-payant : connaître les différentes tâches liées au tiers-payant, savoir analyser et traiter les rejets, savoir analyser et traiter les impayés.

Gestion des rejets / erreurs comptoir (7 heures soit 1 journée)

Objectif : donner les clés de la gestion et une méthode de traitement des rejets + améliorer la délivrance au comptoir pour éviter les rejets.

Cette formation se déroule en 3 phases :

Audit et diagnostic des rejets, accès demandés aux pharmaciens (1,30 heure) ;
Brief et formation de l’équipe officinale (3 heures) ;
Point et conseils 1 mois après le brief (2,30 heures).

Pour obtenir des informations supplémentaires et le catalogue des formations, c’est ici : https://www.lagestiondutierspayant.fr/formation

Backoffice : simplifier la gestion du tiers-payant

Back Office Services est une société créée par Kozea group (et dont Backoffice est le nom de marque). Basée à Lyon, elle s’est fixée une mission : redonner de la valeur au métier de pharmacien.

Son activité principale concerne le traitement des rejets de tiers-payant par une équipe de gestionnaires dédiés à ses pharmacies clientes. L’implantation en France offre une vraie garantie de qualité. En effet, tout le suivi est effectué par l’équipe originaire de la région lyonnaise et expérimentée qui connaît parfaitement le système et les différents acteurs impliqués dans cette chaîne.

Ce concept novateur est né d’un constat : aujourd’hui, la pharmacie évolue vers plus de services auprès des patients. Mais de réels problèmes se posent au quotidien.

Philippe Donadieu confirme :

Alors que de nouvelles missions voient le jour (vaccination, TROD, entretien pharmaceutique, télésoin …), le pharmacien titulaire et son équipe manquent de temps pour répondre à ces nouveaux enjeux. Ils doivent en effet traiter un (trop) grand volume de tâches administratives derrière le comptoir.

C’est pour améliorer la gestion de ce “back office” que la société éponyme a commencé par créer en 2015 un nouveau logiciel permettant de réduire significativement le temps consacré à la gestion des rejets de tiers-payant et de corriger les erreurs comptoir. Il est accessible au pharmacien d’officine qui veut continuer à gérer lui-même ses rejets de tiers-payant, à l’instar de nos gestionnaires Backoffice qui l’utilisent pour leur activité quotidienne.
Grâce à ce gain de temps, les équipes officinales peuvent ainsi se concentrer à nouveau sur leur cœur de métier.

Un écosystème complet qui simplifie le quotidien des pharmaciens

Au-delà de ses formations, Backoffice propose ainsi d’autres services en phase avec les besoins “du terrain” des officines et des groupements de pharmacie :

L’externalisation, en tout ou partie, de la gestion du tiers-payant

Savez-vous que la gestion du tiers-payant représente en moyenne plus de 900 heures de travail par an ? (source USPO 2017)

L’équipe de gestionnaires tiers-payant en interne de Backoffice peut se charger de tout, des télétransmissions aux rejets en passant par les impayés. La Dream Team agit avec efficacité pour faire gagner du temps, réduire les litiges et réaliser des économies substantielles.

Avec, à la clé, de vrais avantages : au fur et à mesure, les rejets disparaissent et, par conséquent, le coût d’intervention diminue. Ainsi, Backoffice a fait le pari de la transparence et de la flexibilité de ses abonnements d’externalisation du tiers-payant, en adaptant à la baisse le volume d’heures passées du contrat et donc l’abonnement souscrit par le pharmacien.

Quelques informations ici : https://www.lagestiondutierspayant.fr/outsourcing

L’outil de gestion et de suivi des rejets et impayés

Cet outil sécurisé et accessible sur tous les supports permet de gérer et contrôler les impayés de la pharmacie.

Différentes fonctionnalités ont été ajoutées comme les alertes jusqu’au règlement, des courriers de relances prédéfinis et des statistiques performantes pour suivre l’évolution du tiers-payant.

Il est également plus facile de déterminer quelles personnes de l’équipe officinale font le plus d’erreur au comptoir pour pouvoir mettre en place un processus de traitement préventif ou éventuellement changer l’organisation interne. En effet, l’outil ne se contente pas de traquer les différentes anomalies, il propose aussi des actions correctrices à mettre en place au sein de l’équipe quand l’erreur est dépendante de l’humain.

Quelques informations ici : https://www.lagestiondutierspayant.fr/intern

À propos de Philippe Donadieu, le dirigeant fondateur

Docteur en Pharmacie, Philippe Donadieu a complété cette formation initiale par un troisième cycle de gestion et marketing.

Il a ensuite exercé pendant 14 ans dans de véritables startups à succès au sein d’un laboratoire pharmaceutique international de renom. Ses fonctions ont évolué très vite vers des directions marketing et commerciales, au plus près des pharmaciens d’officine (Merck Génériques/Mylan) ou des hôpitaux (Merck Santé Oncologie).

Pour poursuivre dans cet “esprit start-up”, il a lancé sa première société en 2006. Avec, déjà, une ambition en phase avec les enjeux actuels : accompagner et aider ses confrères pharmaciens d’officine et leurs équipes dans l’optimisation de la gestion de leur “back office” (tâches administratives etc.). Le but étant de leur offrir plus de temps à consacrer au “Front Office” (en les rendant plus disponibles pour leur patientèle et leurs projets de transformation).

Cette stratégie d’anticipation s’est avérée pertinente puisqu’elle intégrait déjà l’évolution pressentie du mode de rémunération de la pharmacie des produits vers les services : télésoin, vaccination, tests rapides d’orientation diagnostic (TROD) comme les fameux tests antigéniques Covid-19 notamment, les entretiens pharmaceutiques, les bilans partagés de médication…

Avec Backoffice, Kozea group a pour ambition d’atteindre de nouveaux professionnels du secteur de la santé et du paramédical, eux aussi confrontés à la complexité de la gestion du tiers-payant.

Kozea group, une culture de l’innovation

Aligné avec les évolutions de marché, grâce à une équipe hyper-motivée et impliquée, Kozea group s’impose comme un acteur incontournable par son savoir-faire dans le numérique.

Ainsi, dès 2007, le groupe a lancé les premiers sites internet pour les pharmacies, précédés de quelques mois par son premier service de gestion du tiers-payant.

Après un décollage rapide et intense de 2009 à 2014, il a ensuite investi pour construire une offre adéquate et diversifiée de solutions digitales et de services humains (community management, gestionnaire de tiers payant,…).

Il s’est donc placé dans l’accompagnement, au cœur des besoins des pharmacies.

Aujourd’hui, Kozea group poursuit ses efforts de développement dans les domaines de l’intelligence artificielle et du machine learning.

Il s’appuie notamment sur la R&D pour aborder cette nouvelle décennie en créant des services toujours plus innovants et en phase avec l’évolution du marché des professionnels de santé. De nouveaux partenariats publics/privés sont d’ailleurs en train d’être mis en place.