Au quotidien, chaque entreprise, quelle que soit sa taille, est confrontée à la gestion de plusieurs sources documentaires. Factures, rédactionnels, documents critiques, documents de procédures et d’informations, tant de paperasse qui s’entasse et qu’il faut gérer avec intelligence, assiduité mais qu’il faut surtout avoir le temps d’organiser.
Deltic aide alors les entreprises françaises à sauter le pas et à rentrer dans le monde du digital.
Pour en finir avec les montagnes de papier
Alors qu’ils sont inévitablement plongés dans l’ère du numérique et des nouvelles technologies, les entrepreneurs Français prennent peu à peu conscience des limites de l’accumulation des documents papier. Par exemple, des millions d’entreprises françaises, auto-entreprises comme multinationales, utilisent le support papier au quotidien en envoyant ou en recevant régulièrement des factures.
Toutes ces factures papier apportent avec elles leur lot de problématiques, alors que nous sommes presque totalement aujourd’hui rentrés dans l’ère du 100% digital.
En premier lieu, parce que la multiplication des factures papier engendre un coût non négligeable : une facture papier coûte 1,5€ à produire contre 0,10€ HT pour une facture dématérialisée.
Et ce, en deuxième lieu, sans compter le coût et le temps demandés par les étapes intermédiaires : conception, impression, vérification, mise sous pli, enveloppe, envoi…
Problématique environnementale en dernier lieu puisque l’on sait qu’une facture papier ce sont des arbres que l’on a coupé et des produits chimiques que l’on a transformé en encre.
Afin de se positionner au cœur de la modernité, du pratique et de l’éco-responsabilité, de plus en plus d’entreprises choisissent de passer à la dématérialisation de leurs documents papier. Un passage qui amènera tous les marchés publiques à l’usage obligatoire de la facturation électronique dès 2017 (Source : Le portail de l’Economie et des Finances).
Deltic accueille l’entrée des entreprises françaises dans le monde du digital en leur proposant trois services efficaces et innovants : la dématérialisation des documents (passage à la gestion électronique), la numérisation des archives et enfin l’audit et les conseils.
Entre modernisation et simplification : les gains stratégiques de Deltic
Toutes les entreprises françaises sont engagées dans une démarche intense d’augmentation de leur productivité, de leur qualité et, dans le même temps, dans une démarche de réduction de leurs coûts.
Deltic propose un accompagnement complet dans la transformation numérique des TPE et des PME avec pour objectif de devenir au quotidien leur partenaire privilégié.
Intégrateur de solutions IT, l’équipe Deltic est composée de documentalistes, de chefs de projet et de techniciens au service de chaque client pour la gestion des flux documentaires mais aussi l’information et la formation.
Mathieu Dumasdelage, responsable et créateur de la société Deltic souligne :
Notre différence principale réside dans le fait que nous sommes spécialisés uniquement dans le domaine de la gestion électronique des flux documentaires contrairement à nos concurrents qui ont rajouté ce service à leurs catalogues produits.
L’automatisation des tâches entraîne un gain de temps et d’argent conséquent. Grâce à des logiciels performants, Deltic propose l’archivage électronique avec reconnaissance du texte. Un procédé qui facilite : la recherche de documents ainsi que le classement automatique. Deltic c’est aussi, la dématérialisation et l’automatisation de la facturation client, la signature électronique, la lecture et la gestion des factures fournisseurs.
Plus besoin de relier informatiquement quoi que ce soit, le client accède à toutes ses données depuis n’importe quel écran, ordinateur, smartphone ou tablette, et ce, où qu’il se trouve grâce à un accès sécurisé. La création d’accès sécurisés permet aussi l’inclusion de personnes extérieures à l’entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, l’expert comptable…
Même en cas de virus, de cyber-attaque, de vol, d’incendie ou d’inondation, rien ni personne ne peut accéder aux données des clients Deltic. La sécurité documentaire est l’un des chevaux de bataille de la société : tout est conservé et archivé grâce au coffre fort électronique (sauvegarde en Cloud).
Les grandes lignes de Deltic
Le Diagnostic : conseil et audit
Première étape réalisée par Deltic, l’analyse des besoins de chaque entreprise et la définition d’un programme d’accompagnement adapté qui lui facilitera la vie. L’audit technique documentaire comprend la visite de l’entreprise et l’observation des différents services en actions (secrétariat, comptabilité…), l’identification de l’architecture réseau, des installations, et des formats documentaires et la création de processus adaptés. Rapport d’audit documentaire, propositions concrètes, cahier des charges avec réunions de validation, tout est mis en place pour optimiser la vie de l’entreprise.
Mathieu Dumasdelage rappelle :
Nous ne sommes pas éditeur mais intégrateur de différents logiciels, ce qui fait de nous de véritables conseillers : nous adoptons le ou les logiciels qui répondent parfaitement aux besoins de nos clients. A la façon d’un maître d’œuvre, nous pouvons compiler les fonctions des logiciels via des fournisseurs différents.
La GED ou Gestion Électronique des Documents
Elle permet de classer, de sécuriser et de partager les documents de l’entreprise – documents papiers, bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Access…), documents issus d’un ou plusieurs logiciels métier et comptable (devis, factures, bons de commande, bons de livraison, bulletins de paie, etc.) et même les mails échangés avec la ou les personnes concernées.
Mathieu Dumasdelage précise :
Pour bien comprendre la simplicité et la rapidité d’action des logiciels : je scanne mes factures fournisseurs ; la GED récupère les informations présentes sur chaque document et effectue la saisie comptable des montants dans mon logiciel de gestion ainsi que le classement automatique de toutes ces factures au bon endroit, sans aucune intervention humaine !
Le Workflow
Le flux de travail, en français, est un outil de gestion qui permet de modéliser et d’automatiser les flux d’informations d’une entreprise. Cet outil permet de préciser le circuit d’un document en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser, les délais… Tout pour tracer un document et en savoir plus sur sa progression et son cycle de vie.
La L.A.D ou Lecture Automatique de Documents
C’est une application autonome qui permet de lire l’intérieur des documents de l’entreprise, courriers, factures, recommandés, devis… pour ensuite transférer automatiquement les chiffres qu’ils contiennent dans un logiciel comptable ou vers un autre contact.
La signature électronique
Elle permet de signer les documents juridiques : devis, bon de commande, bon de livraison, factures en quelques clics. Il est également possible de faire signer électroniquement les clients et ce, avec la même valeur juridique qu’un document papier avec un niveau RGS ** (Référentiel Général de Sécurité). Un procédé idéal qui évite les allers-retours entre les différents services d’une société.
Informations et formation
Deltic assure un service de maintenance et de réponses à toute question relative aux logiciels. Un accompagnement effectué tout au long du contrat afin que chaque entreprise réussisse pleinement et sûrement sa transformation digitale.
Quelques chiffres déroutants
- 1 Milliard de photocopies sont réalisées chaque jour en France
- Un employé jette en moyenne chaque année 29kgs d’impressions papiers
- 90 % de la mémoire d’une entreprise est imprimée et donc au format papier
- 80 % des entreprises qui perdent leurs données suite à un dommage, cessent leur activité dans les 12 mois qui suivent
- 50 % de la journée d’un salarié est consacrée à traiter et rechercher des documents, sous une forme ou une autre
Des centaines d’entreprises ont déjà fait la UNE de la presse à cause d’une mauvaise gestion de l’information
(Sources Gartner, Infotrends, Coopers and Lybrand, Aim, SNIA et Delphi)
Deltic, le numérique au cœur de la vie d’un entrepreneur
Mathieu DUMASDELAGE, 26 ans, est le créateur de Deltic. Jeune entrepreneur, passionné de nouvelles technologies, il évolue pendant près de cinq ans dans la société Xerox où il crée et gère le Pôle “GED/Dématérialisation des documents”. Cette expérience lui donne confiance en lui et son envie d’indépendance le décide à se lancer dans l’aventure entrepreneuriale.
Investi au niveau local pour tout ce qui a trait au numérique, il siège au conseil d’administration du cluster rochelais Digital Bay et fait figure de “référent numérique” pour le département de la Charente Maritime au sein de la CGPME.
A court terme, Deltic souhaite se développer dans l’ouest de la France pour aller ensuite conquérir le reste de la France. Avec une moyenne d’âge d’équipe de 27 ans, Deltic s’inscrit dans un réel esprit « start up ».
Mathieu Dumasdelage conclut :
Nous sommes en train de créer un projet pour la vente de logiciel de GED directement en e-commerce, avec un site qui devrait sortir prochainement. L’utilisateur pourra y découvrir nos offres en ligne, ce qui nous permettra d’élargir notre cible géographique.
La jeune entreprise compte bien prouver aux TPE et PME que la dématérialisation est l’élément clé de leur transformation digitale. Métamorphose qui portera le nom de la business intelligence où chaque document sera reconnu par une intelligence artificielle afin d’être distribués aux personnes référentes, exploités pour remplacer toutes les saisies, archivés et sécurisés au bon endroit…
Pour en savoir plus :
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Ophélie Raballand
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