PF Registres, la 1ère application des registres de sociétés de façon 100% dématérialisée et sécurisée

Le constat est sans appel : la digitalisation des entreprises est devenue un enjeu de taille. Cette évolution concerne tous les services administratifs de l’entreprise, y compris son juridique. Les avocats, juristes, experts-comptables et autres délégataires de formalités manient aujourd’hui des documents juridiques sous format papier aussi bien que des outils digitaux. Pour répondre à ce besoin et encadrer cet usage croissant du numérique et de ses technologies, la France autorise la dématérialisation des registres de sociétés et en définit le contour réglementaire.

Sur ce volet, la réglementation s’est ouverte à deux niveaux :

• le décret d’application de décembre 2018 relatif à l’ordonnance n° 2017-1674 du 8 décembre 2017 reconnaît l’inscription sur une blockchain des titres financiers non cotés, et leur confère une valeur probante.
• le décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019 autorise la dématérialisation des registres, des procès-verbaux et des décisions des sociétés et des registres comptables de certains commerçants.

Mais concrètement, comment procéder pour dématérialiser tous ces actes tout en respectant la législation ? L’innovation est à chercher du côté d’un acteur qui s’impose comme un incontournable sur ce domaine, l’éditeur réglementaire : La Papeterie Financière.

L’éditeur historique de registres et d’imprimés légaux pour les entreprises, la Papeterie Financière lance dès à présent la 1ère application à valeur légale pour la tenue dématérialisée des registres de sociétés : PF Registres.

Fiable et bénéficiant de l’expertise avérée de La Papeterie Financière, les solutions PF Registres utilisent des technologies fortes et reconnues telles que la blockchain, l’horodatage certifié et la signature électronique des documents.

Focus sur cette innovation !

PF Registres révolutionne la tenue des registres de sociétés

PF Registres est la toute première application à valeur légale qui permet de dématérialiser la tenue de tous les registres de sociétés sur une seule et même plateforme. L’application propose 3 solutions modulables, interopérables pour éviter la double saisie :

• PF Assemblées pour les registres des décisions d’assemblées ;
• PF Titres pour les registres de mouvements de titres, des comptes d’actionnaires et de la table de capitalisation ;
• PF Social pour les registres sociaux du personnel obligatoires dès la 1ère embauche.

Concrètement, ces 3 solutions permettent une tenue des registres légaux en ligne, cette application est simplifiée, souple et sécurisée.

L’application apporte une innovation majeure à trois niveaux :

La visibilité des documents et des registres publiés

Peu importe le nombre de sociétés à gérer, les représentants légaux de sociétés mais aussi les avocats et les experts-comptables retrouvent facilement l’ensemble de leurs registres sur un seul et même compte.

Les chefs d’entreprises pilotent la tenue des registres en déléguant des niveaux de droit à un ou plusieurs collaborateurs. Les conseils et délégataires de formalités supervisent et accèdent aux registres de tous leurs clients sur la même plateforme.

Une meilleure lisibilité des événements juridiques

Toutes les opérations sont retranscrites dans les registres et accessibles en quelques clics pour une vision complète et synthétique du juridique des sociétés : structure du capital, associés, événements structurants, etc. La gestion et la consultation des mouvements se font en toute simplicité !

La sécurisation de la transmission à des tiers (actionnaires, partenaires…)

Les documents (registres, ordres de mouvements, comptes d’actionnaires) sont scellés numériquement à l’aide d’une signature auto-portante. Ils peuvent ensuite être téléchargés au format PDF et transmis en toute sécurité.

Une alternative au papier pour la tenue des registres de mes clients et une garantie de traçabilité intemporelle quel que soit le support !

Daphné L. (avocate)

Des technologies de pointe confortées par l’enregistrement de chaque registre auprès du Greffe

Papeterie Financière, se conforme à la loi en conférant aux documents numériques les mêmes garanties de contrôle que le papier, à savoir :

- L’unicité des registres par société grâce au paraphe numérique enregistré auprès des Greffes qui « approuve le document ».

- La garantie de traçabilité apportée par un ancrage crypté des registres sur un dispositif blockchain, un horodatage certifié et la signature électronique des enregistrements.

Dès la création du registre et à chacune de ses mises à jour, une empreinte cryptée du document est ancrée sur un dispositif d’enregistrement électronique partagé (DEEP). Elle garantit ainsi la traçabilité des opérations et la préservation de l’anonymat des données.

Concrètement, cela signifie que les registres tenus via PF Registres sont :

• conformes à la loi : ils apportent les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier (sinon plus !) ;
• opposables aux tiers : l’ancrage et l’horodatage des données certifient l’intégrité des documents édités ;
• re matérialisables : il est possible de remonter à tout moment la piste d’audit des documents légaux, même après leur réimpression.

PF Registres est entièrement interopérable à d’autres logiciels de gestion.

PF Registres, c’est aussi…

Une liberté préservée : notre engagement de réversibilité permet à tout moment de changer de solution digitale ou de repasser à un registre papier. De plus, les clients PF Registres peuvent créer un compte sur-mesure pour leur société ou celles de leurs clients (options personnalisées).

Une confidentialité optimale : les utilisateurs gardent un accès exclusif, crypté et sécurisé à leurs données.

Une sérénité dans la durée : ancrés sur la blockchain, chaque registre est infalsifiable et opposable durant toute la vie de l’entreprise. Il n’y a plus aucun risque de perte ou d’altération dans le temps.

Un abonnement sur-mesure : les tarifs de l’abonnement, toujours très attractifs, sont personnalisés en fonction des besoins des futurs clients de PF Registres.

Une innovation qui s’appuie sur l’expertise de La Papeterie Financière

La Papeterie Financière, en tant qu’éditeur historique de document légaux, fabrique ses propres produits et se différencie par sa capacité à proposer des services et des produits sur-mesure.

Le groupe a su créer une relation de confiance très forte avec ses clients et il dispose d’un solide réseau de partenaires de renom dans le milieu des formalités d’entreprise.

Depuis sa création en 1932, il a su faire figure de pionnier et d’expert dans son domaine.

Dans les années 2000, la loi autorise la dématérialisation des déclarations de dividendes et la télétransmission, la Papeterie Financière commercialise une application à cet effet. Dès 2007, elle s’est dotée d’une expertise d’éditeur de logiciels à valeur légale en lançant le 1er registre des mandats immobiliers 100% dématérialisé (connu sous la marque PROTEXA®)

PROTEXA® est aujourd’hui le partenaire juridique privilégié de nombreux professionnels de l’immobilier. Ces derniers pouvant être utilisateurs directs de l’application ou indirects au travers de leurs logiciels métier intégrant la brique registre en marque blanche.

Capitalisant sur ces technologies de registres en ligne d’éditeur de logiciels, la Papeterie Financière a développé d’autres applications de registres numériques, à savoir les registres sociaux du personnel (registre unique du personnel, document unique d’évaluation des risques professionnels, registre des contrôles de sécurité) sous la marque LEGIBOX® dès 2014.

C’est tout naturellement qu’en 2019, la Papeterie Financière fait le choix de poursuivre cette diversification en appliquant son expertise à la digitalisation des registres de sociétés. Elle lance alors l’application PF Registres.

Opérateur historique et référence en la matière, la Papeterie Financière affirme ainsi sa légitimité en tant que partenaire juridique des professionnels du droit des sociétés.

A propos de Maximilien Clayton, directeur général de la Papeterie Financière

Maximilien Clayton est titulaire d’un double Master en management international et contrôle comptabilité audit. Il a exercé durant 5 ans en cabinet d’audit et d’analyse financière dans le secteur bancaire.

Expert en gestion d’entreprise et en formalisme juridique/droit des sociétés, il souhaite alors mettre cette expérience au service d’un projet entrepreneurial ambitieux.

Maximilien rejoint alors la Papeterie Financière avec un objectif : diversifier le catalogue de produits et développer une gamme de registres numériques. Jeune dirigeant, passionné d’innovations et de nouvelles technologies, il souhaite faire de ce groupe français le partenaire de référence quand il s’agit du formalisme juridique et réglementaire de l’entreprise.

Maximilien confirme :

Tout dirigeant doit pouvoir disposer et partager simplement, de façon entièrement sécurisée, ses actes juridiques. Nous œuvrons au quotidien pour permettre à chaque entreprise d’avoir une parfaite lisibilité de l’historique de ses événements structurants, et d’être capable de fournir des documents normés et réglementés à des tiers habilités (publications, déclarations et communications).

Pour en savoir plus

Site web : https://pfregistres.com/