Il n’y a pas de communication événementielle réussie sans une organisation maîtrisée de A à Z.
Concernant les relations publiques, l’art du timing est particulièrement important et ce quelque soit le type de manifestation prévue : afterwork, vernissage, salon, concert, spectacle, journée portes ouvertes, inauguration, animation, conférence, débat…
Si vous envoyez votre communiqué de presse ou votre dossier de presse trop tôt ou trop tard, vous aurez beaucoup de mal à intéresser les journalistes !
Voici comment procéder pour booster votre visibilité et obtenir des retombées médiatiques :
Anticiper la communication sur l’événement
Dans l’idéal, il faut communiquer sur votre événement auprès des médias 2 à 3 mois avant le Jour J.
Les raisons de ce délai sont simples : vous devez intégrer les délais de bouclage des journalistes. En effet, les articles et les dossiers des magazines doivent être rédigés longtemps à l’avance, car il faut ensuite du temps pour la mise en page puis la mise sous presse.
Donc si vous envoyez votre communiqué trop tard, vous vous privez déjà de belles publications dans certains grands médias nationaux à forte audience.
Vous pouvez malgré tout espérer séduire certains médias à délais de bouclage plus courts. Dans cette catégorie, il y a par exemple la télévision, la radio, les webzines, les blogs et les influenceurs.
De plus, ce délai de 2 à 3 mois n’est pas une règle absolue. Il faut aussi prendre en compte d’autres paramètres, tels que la finalité de votre campagne.
Adapter votre stratégie à votre objectif
Pour chaque événement envisagé (conférence, afterwork, journée portes ouvertes, vernissage, inauguration, salon, concert, spectacle, animation, débat, exposition …), il peut y avoir 2 objectifs différents quand vous contactez les journalistes :
- attirer un maximum de personnes ;
- avoir une couverture média / presse durant l’événement.
En fonction du but poursuivi, vous devrez changer trois paramètres : le timing de la campagne presse, le contenu du communiqué et la proposition faite aux journalistes.
En revanche, le contenu doit toujours inclure :
Les informations pratiques
N’hésitez pas à donner des détails ! Vous devez apporter un maximum de précisions : la date, le lieu, les horaires, le public visé par votre événement, le programme complet, la présence d’un parking ou la station de métro la plus proche…
Les visuels
Lorsqu’il s’agit d’une première édition, il n’est pas toujours évident de fournir de beaux visuels. Faites preuve d’imagination : montrez par exemple le cadre dans lequel va se dérouler l’événement, des photos de précédentes manifestations (si vous en avez organisé de similaires), des portraits des intervenants…
L’idée est de permettre aux journalistes (et par la suite à leur audience) de se projeter dans l’événement. C’est un excellent moyen de leur donner envie de venir et/ou d’en parler à leurs lecteurs/téléspectateurs/auditeurs !
S’organiser selon le bon rétroplanning
2 à 3 mois avant la date prévue : lancez le premier envoi de votre communiqué de presse. Ce timing, qui va vous permettre de toucher les médias magazine, présente un autre avantage : il permet à tout le monde de caler son agenda. C’est très important si vous voulez optimiser les résultats de votre campagne.
J-1 mois : effectuez une première relance des journalistes, soit par e-mail, soit par téléphone.
J-10 jours jusqu’à J-2 jours : en fonction des résultats obtenus, nous vous conseillons de relancer les journalistes intéressés directement par téléphone pour confirmer leur venue.
Bien équilibrer le fond et la forme
Certains événements se prêtent particulièrement à une très belle mise en page graphique. C’est notamment le cas des concerts, des spectacles, des expositions, des inaugurations, des journées portes ouvertes et des salons.
Peut-être disposez-vous d’ailleurs de très belles photos, en haute définition, d’éditions précédentes qui ont particulièrement fonctionné ?
Pourtant, entre le fond et la forme…il ne faut surtout pas choisir ! Comme avec les autres campagne de presse, vous devez aussi valoriser le fond quand vous communiquez sur un événement.
Votre manifestation sortira du lot et sera plus facilement relayée par les journalistes si vous avez une information, une actualité, une nouveauté ou un message à faire passer. Quitte à le créer de toutes pièces !
Vous pouvez par exemple mettre en avant des temps forts de votre événement (en les plaçant dans leur contexte), faire un lien avec un phénomène/une tendance forte du moment, valoriser l’actualité/la venue d’un des intervenants…
La mise en page graphique et les visuels du communiqué sont toujours complémentaires au contenu mais ils ne peuvent pas se substituer à lui. Si vous n’avez pas le temps/les compétences pour gérer le rédactionnel, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous pouvons vous faire une proposition et lancer votre campagne à une sélection de journalistes/influenceurs/blogueurs dans un délai de 7 jours (à compter de la réception de vos documents).
