Coworklib : Gérer en quelques clics le travail multi-sites des collaborateurs et le travail à distance

Crise sanitaire, crise économique, crise sociale : au vu des bouleversements liés à la pandémie de Covid-19, les entreprises ont désormais besoin de souplesse, d’autonomie et de convivialité dans l’organisation du travail.

Les chiffres parlent d’eux-mêmes ! Concernant leurs souhaits après le confinement, les Français sont très explicites :

62% veulent faire plus de télétravail, même si 73% ne disposent pas d’un espace réservé pour le home office (source : étude Deskeo avril 2020) ;
36,5% assument avoir un réel besoin d’autonomie (cette demande fait partie de leur 3 principales priorités selon une étude VBN d’avril 2020) ;
près de la moitié d’entre eux (45,3%) considèrent que le manque de convivialité dans les relations à distance pour se détendre et passer un bon moment est la principale difficulté qu’ils rencontrent lorsqu’ils travaillent à distance.

Dans ce contexte, Coworklib lance la version 2 de son application collaborative pour organiser facilement le travail multi-sites (bureau, maison, tiers lieux…) et simplifier la mise en place d’une nouvelle organisation du travail plus flexible (télétravail, flex office…).

Organiser vite et bien le travail décentralisé des équipes

Coworklib, c’est l’appli “nouvelle génération” qui aide les entreprises à gagner en agilité quand il s’agit de s’adapter aux enjeux actuels en matière d’organisation du travail.

L’objectif est d’agir à trois niveaux :

Répartir simplement les équipes en multi-sites pour gérer les problèmes liés aux grèves de transport ou au respect des gestes barrières : les collaborateurs peuvent ainsi travailler au siège social, mais aussi en home office ou dans des tiers lieux.

Proposer des espaces de travail motivants selon les besoins de chacun.e : chaque collaborateur peut profiter d’un espace de travail idéal pour garder la motivation ou travailler en mode agile et en petits groupes.

Maintenir les liens et la culture d’entreprise sans avoir un site unique : la multiplication des espaces de travail nécessite d’animer et de recréer un esprit d’équipe sur les différents sites. En effet, il ne faut pas sous-estimer l’importance du facteur humain et le besoin d’avoir des interactions sociales !

Thibault Paternoster, co-fondateur, souligne :

Nous sommes la seule solution aujourd’hui à faciliter l’organisation globale : interne avec la gestion des bureaux de l’entreprise et externe avec l’accès à des espaces de coworking.

Coworklib est en effet un outil très complet, riche en fonctionnalités utiles. Il est notamment possible d’avertir rapidement ses autres collègues de son emplacement, de maîtriser les accès aux différents sites pour respecter notamment les obligations sanitaires, ou encore de gérer les dépenses liées à l’usage du coworking.

Pour Antoine Lanter, CEO de Coworklib, ce ne sont pas les m2 qui rapprochent les équipes, mais la façon dont ils sont utilisés :

Chez Coworklib nous pensons que le collectif est la clé, et qu’à l’ère des réseaux sociaux il est devenu très simple de rendre chaque collaborateur acteur dans l’organisation du travail grâce aux outils digitaux personnalisés et faciles à mettre en place dans chaque entreprise.

Une appli “facile à vivre” pour les collaborateurs

En quelques clics, ils peuvent gagner du temps au quotidien en trouvant un espace de travail adapté et en indiquant au manager/équipe le lieu où ils se trouvent aujourd’hui.
De plus, ils planifient les déplacements de la semaine selon :

les disponibilités et droits d’accès (nombre de personnes présentes, réservation de place ou de salle sur les différents sites internes de l’entreprise) ;
les emplacements des collègues ou des équipes projet avec lesquels le salarié souhaite travailler ;
les personnes qui ont également prévu d’être sur le même site (pour adapter leur présence en fonction des personnes sur place).

Ils collaborent aussi plus facilement sur leur espace de travail. Il est en effet possible de :

signaler sa présence à l’avance et/ou on objectif du jour, même à distance (pratique pour engager des discussions informelles et prendre des nouvelles),
organiser des rencontres (gestion de la visibilité ou non de la présence),
découvrir le profil et les compétences des personnes autour de soi ou dans une même réunion (en physique ou à distance).

Enfin, même à distance, ils restent toujours présents et peuvent rejoindre une réunion physique ou virtuelle.

Organiser et animer devient un jeu d’enfant pour les gestionnaires de sites

La gestion de l’organisation est considérablement simplifiée. Un back office permet en effet d’afficher le nombre de personnes maximum par espace, les horaires, les plans, les infos essentielles, les actualités, les accès et règles de sécurité de chaque espace.

Il est également possible de restreindre l’accès à l’espace de travail (catégories, jours, semaines heures par personne et par semaine), ou de mettre en place des sondages auprès des collaborateurs qui sont venus sur l’espace de travail.

Enfin, des sessions de groupes permettent d’organiser des événements et d’animer l’espace de travail. L’espace Tchat permet également d’animer la session, de voir le profil de chacun des participants…

De précieuses données statistiques pour les Responsables RH et les Directeurs environnement de travail

Les informations de sessions et les sondages permettent de :

Répondre aux obligations légales / sécurité : où sont les collaborateurs actuellement (télétravail, sites internes, externes…), taux d’occupation des sites en temps de covid-19 ;
Gérer des dépenses globales : taux d’occupation des sites, monitoring des jours de télétravail au global, gestion du budget accordé au fonctionnement du télétravail (tiers lieux, frais home office…) ;
Optimiser la QVT : monitoring et répartition des jours de télétravail, fréquentation des sites et distance / temps de trajets, type de sessions, objectifs, liens entre les collaborateurs ;
Politique RSE : monitoring global des temps de trajets (sites internes, domicile), optimisation des sites selon les besoins des collaborateurs (“se voir moins, mais mieux”).

A propos d’Antoine et Thibault, les co-fondateurs

Ex-responsable produit chez Pages Jaunes et Club Internet, Antoine est spécialisé dans l’innovation digitale et dans le développement produit.

De son côté, Thibault est le fondateur de la société Neonova, spécialisée dans le conseil aux entreprises et la création d’espaces de coworking. Il a développé une expertise dans l’innovation des méthodes de travail et environnements de travail (coworking, flex office, expérience collaborateur).

L’aventure Coworlib débute il y a deux ans lorsqu’Antoine crée une première application mobile, destinée essentiellement aux indépendants/freelances. Elle facilitait la recherche de lieux (essentiellement cafés et restaurants) dans lesquels travailler sereinement tout en faisant du networking.

2 mois après la première version de ce produit, Thibault rencontre Antoine pour intégrer la société. Il travaille alors à modifier l’offre et la cible.

Fin 2018, l’appli évolue donc pour se concentrer sur les entreprises ayant besoin d’accéder à des espaces externes pour travailler (pour les télétravailleurs, commerciaux, consultants, déplacements pro…).

En 2019, face à l’essor du flex office et le manque grandissant de liens sociaux dans les entreprises, l’appli propose également aux entreprises de gérer leurs locaux (réservation de place, avertir ses collaborateurs et son manager de mon arrivée sur site ou non, animation de la communauté interne…).

Suite à la pandémie de Covid-19, Thibault et Antoine rassemblent leurs deux propositions au sein de Coworklib pour répondre aux besoins d’organisation interne et externe des locaux. Il est donc possible d’organiser très facilement le travail multi-sites ou la gestion des tiers lieux et le home office.

Aujourd’hui, Coworklib est utilisée par de nombreuses entreprises telles que Orange et Suez.