Immeubles techniques ou d’habitation, hôpitaux, lycées, universités, collectivités… tous ces bâtiments et lieux de vie présentent un point commun : la gestion de la maintenance et des services ressemble souvent à un cauchemar.
Les processus actuels sont longs, complexes, sources d’erreurs ou de conflits. Les demandes d’informations tardent à arriver aux bonnes personnes, les tâches à faible valeur ajoutée (suivis, avis, relances etc.) prennent un temps fou, la gestion des interventions est difficile (Savoir ce qui s’est passé où et quand)…
Il en résulte une énorme perte de productivité et une forte insatisfaction de toutes les parties en présence.
Mais ça, c’était avant ! Une start-up en pleine croissance révolutionne cet univers figé en proposant un logiciel qui dépoussière la gestion au quotidien des biens immobilier : Urbest.
Véritable moteur du changement, Urbest est une plateforme collaborative de suivi qui permet à des organisations de capturer, organiser, suivre et mettre en action la charge de travail entre demandeurs, gestionnaires et intervenants.
La clôture des demandes est 2 fois plus rapide et nos utilisateurs gagnent en moyenne une heure de travail par jour, tout en augmentant la satisfaction de leurs clients.
Hugo Gervais, co-fondateur
Une collaboration facile et structurée en mode “zéro prise de tête”
Depuis sa création, Urbest donne un coup de vieux aux solutions historiques qui sont focalisées sur un métier (ex : prestataire technique) ou qui présentent une interface de gestion unique pour les propriétaires immobilier.
Pionnier, ce logiciel est en effet 100% collaboratif : en quelques clics, il devient possible de partager et suivre des informations entre toutes les parties prenantes (prestataire, superviseur, demandeur de service).
Hugo Gervais, co-fondateur, précise :
Nous avons consacré quatre ans et demi à peaufiner dans les moindres détails cette innovation pour la rendre fluide, intuitive, et performante.
Très simple à utiliser et facile à adopter, Urbest évite aussi le piège de vouloir tout faire : il n’y a pas de fonctionnalités inutiles, de gadgets improbables ou de complications agaçantes. La prise en main est donc très rapide.
A titre d’exemple, moins de 30 minutes ont été nécessaires aux équipes de l’Hôpital de la Musse pour comprendre et utiliser la plateforme, qui a ensuite été customisée en moins d’une heure. Quant aux équipes de Bouygues Energies Service, elles ont constaté un délai de 8 minutes à peine par personne pour commencer à utiliser pleinement le logiciel.
La collaboration devient naturelle et efficace.
Les résultats sont éloquents :
- gain de temps d’1 heure par jour pour les techniciens qui font la maintenance ;
- après 3 ans d’utilisation, la Région Normandie constate un gain de réactivité de 30%, un taux d’adoption de 100% par les utilisateurs, un traitement de 5000 demandes et une note de satisfaction de 4,9/5 avec valorisation des équipes ;
- des conditions de travail améliorées, une réactivité accrue des techniciens, et 6 à 8 demandes clôturées par jour pour le Lycée Pierre-Simon de Laplace (1200 élèves et 400 enseignants) après 4 mois d’utilisation ;
- le King’s College London a pu traiter 212 demandes en 2 mois avec 92% de satisfaction.
Des services ultra-pratiques pour une utilisation au quotidien
Une totale visibilité
Toutes les interventions apparaissent sur un seul écran : correctif, checklists, audit, rénovation, réglementaire, inspection annuelle, opérations planifiées, alerte IOT, préventif, anomalies, demandes d’intervention…
Le suivi de la charge de travail s’effectue ainsi d’un seul coup d’oeil, ce qui permet d’orchestrer des interventions et de planifier des actions, tout en contrôlant la performance et la réactivité des équipes.
Une collaboration totalement libre
Les données sont partagées en un clic aux partenaires choisis ; il est possible d’ajouter des fichiers/devis/photos, ou encore d’engager la conversation avec les clients et les utilisateurs.
Il est aussi très simple d’ajuster les services proposés à partir des souhaits des utilisateurs, de contrôler et d’améliorer les coûts en continu, mais aussi d’approuver et de payer les factures.
Zéro contrainte
Urbest est facile à utiliser… mais aussi facile à quitter ! Contrairement aux autres logiciels, la start-up ne cherche pas à verrouiller ses utilisateurs.
Royaume-Uni, Belgique, Brésil… un déploiement en cours à l’international
Urbest ambitionne désormais d’être l’interface de référence pour commander des services, les suivre et traiter de façon collaborative des tâches de maintenance ou des services au quotidien.
Pour atteindre cet objectif, et portée par une belle dynamique, la jeune pousse française commence donc à industrialiser ses processus de vente à l’export avec une multiplication des démos en Belgique, au Royaume-Uni et au Brésil.
En parallèle, elle continue à améliorer son produit pour permettre notamment d’intégrer Urbest directement sur un site client afin de collecter les demandes à traiter ou d’envoyer des rappels de tâches (un peu comme le service ouiSNCF qui affiche le voyage à venir dans le calendrier des usagers).
Témoignages d’utilisateurs
Jean-Luc, Directeur des opérations – Engie
“Depuis que j’ai commencé à utiliser Urbest pour gérer mes immeubles, j’ai gagné du temps et des ressources! Enfin un outil que je peux utiliser tous les jours pour manager mes équipes.”
Benoît, Modernisation et Performance – Région Normandie
“Les agents peuvent déclarer facilement un souci technique (ex : une ampoule HS, une fuite d’eau, …) avec photo à l’appui si besoin. Grâce à Urbest, ils déclarent aussitôt les dysfonctionnements et les interventions des équipes internes de maintenance sont ainsi plus rapides.”
Arnaud G, Gestionnaire – CBRE
“Je vois la satisfaction de mes clients et l’avancée de mes prestataires en temps réel.”
Baptiste M, Responsable de site – Lycée Laplace à Caen
“Je peux montrer que notre équipe est réactive. On maîtrise parfaitement l’entretien du lycée et ce qui s’y passe.”
Martial S, Responsable de site – Fondation La Renaissance Sanitaire
“Nos équipes s’y sont mis tout de suite, cela me va très bien et à eux aussi. C’est un bon outil pour la gestion et pour les intervenants. Nous avons été capables de faire beaucoup plus d’interventions en passant de 10 à 15 interventions par jour.
Je suis content d’Urbest et de ce que ça a apporté. Je pense que ça pourra apporter encore plus quand on aura ajouté les prestataires externes. On a pu équilibrer les tâches entre certains services qui avaient moins de demandes que d’autres.”
A propos d’Hugo Gervais, co-fondateur
Hugo Gervais, qui a toujours eu un intérêt pour l’entrepreneuriat, a suivi des études d’économie et finance à l’université Paris Dauphine.
Il a ensuite travaillé pendant six ans en fusion acquisition chez GDF SUEZ (devenu depuis Engie). Il s’occupait d’acquisitions de sociétés en Europe et en Amérique, ainsi que de suivi de financement de projets. Au total, il a participé à 15 transactions pour un montant total de 1,1 milliards.
Ensuite, entre 2014 et 2016, Hugo a participé à trois start-ups collaboratives qui organisaient le transport de produits entre personnes (foie gras, Pata negra, Jeans…), la collecte d’objets à jeter/à donner, ou encore le financement participatif dans l’énergie.
Chacun de ces projets a été riche en enseignements notamment concernant le choix du cofondateur, l’intérêt d’internaliser une équipe de développeurs informatique ou encore l’importance de la communication pour lancer des start-ups à effet de réseau.
La Success Story d’Urbest en quelques dates-clé
2016
Dans un pub à Londres, Hugo discute avec un ami d’un nouveau besoin : collecter les demandes des habitants pour fluidifier la gestion de services entre les citoyens et leur ville. Hugo part ensuite en vacances à New-York. Lorsqu’il revient 15 jours plus tard, son ami a créé un prototype de site web permettant de collecter des besoins et d’en suivre la progression.
Le concept Urbest vient de naître !
2017
En avril, Urbest obtient son premier client : l’immeuble Eqwater à Issy-les-Moulineaux. Cette première référence permet aux cofondateurs de capitaliser sur cette expérience et de crédibiliser leur offre. Par la suite, c’est un architecte qui fait appel à Urbest pour des projets de rénovation de logements sociaux afin d’améliorer la communication entre les entreprises, les architectes, les gardiens d’immeuble et les locataires.
2018
Urbest entame une collaboration avec la région Normandie. Elle s’est enrichie au fil du temps : au départ le logiciel est utilisé pour gérer des hôtels de région (Caen et Rouen), puis il est déployé dans plusieurs lycées. Finalement, un contrat cadre est signé pour l’utilisation d’Urbest sur tous les Lycée de la région Normandie.
2021
Aujourd’hui, Urbest est présent en France, en Belgique, au Royaume-Uni et au Brésil au travers d’une équipe de 10 personnes et de huit partenaires.
Ses clients exercent dans différents domaines : éducation, immobilier de bureau ou commercial, santé, secteurs liés à des projets de rénovation. Ils ont tous en commun d’avoir de nombreuses personnes à coordonner au quotidien pour des actions liées à la maintenance, à la logistique, au service ou à la rénovation.
Pour en savoir plus
Site web : https://urbest.io
Facebook : https://www.facebook.com/urbest.io
