Backoffice, le spécialiste de la gestion du tiers-payant, lance une offre dédiée aux opticiens et accompagne les pharmaciens durant l’été

En France, 95% de la population bénéficie d’une assurance santé complémentaire, qu’elle soit individuelle ou collective (source : DREES). Les dépenses non couvertes par l’assurance maladie obligatoire sont ainsi prises en charge, permettant un meilleur accès aux soins.

C’est aussi ce qui explique l’utilisation massive du tiers payant, un dispositif qui permet aux personnes de ne pas avoir à effectuer l’avance des frais de santé. À titre d’exemple, il faut savoir que le tiers payant représente en moyenne 80% du chiffre d’affaires des pharmacies.

Si professionnels et particuliers s’accordent sur l’importance de ce dispositif, il n’en reste pas moins qu’il est très chronophage à gérer : selon les chiffres clés de l’UPSO (2017), le temps alloué à cette tâche en interne équivaut à un emploi à mi-temps (source).

Dans ce contexte, face à la demande croissante de solutions opérationnelles, le spécialiste de la gestion du tiers-payant Backoffice lance deux nouvelles offres :

Le tiers-payant optique à destination des opticiens ;
Une formule zen pour les pharmaciens d’officine, qui bénéficient ainsi de la gestion de leur tiers payant sur la période d’été.

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Le tiers-payant optique : l’externalisation du tiers payant 100% adaptée aux besoins des opticiens

Dans le secteur optique, plus de 90% des ventes se font en tiers-payant.

Mais gérer ces tâches administratives a un lourd impact sur l’organisation des officines :

Elles ne correspondent pas à la mission principale de l’opticien, qui n’a donc pas forcément les compétences pour les effectuer correctement ;
Elles prennent un temps fou (6h/semaine en moyenne), ce qui nuit à la productivité et à la qualité de la relation avec les patients ;
Elles nécessitent un suivi rigoureux (ex. : analyser et traiter les rejets ou les impayés), souvent complexe à mettre en place par manque de temps.

Ainsi, 93% des opticiens estiment la gestion du tiers-payant comme une contrainte qui génère un surcoût salarial.

Fort de son expertise métier du tiers-payant et également organisationnelle, Backoffice propose désormais une nouvelle offre spécialement conçue pour le secteur optique.

Philippe Donadieu, le dirigeant fondateur, souligne :

Le lancement de ce service a toujours été un de nos projets de développement. Nous avons donc co-construit le tiers-payant Optique en collaboration avec des opticiens diplômés pour qu’il soit en phase avec la réalité de leur métier.

Prête depuis plusieurs années, cette offre est disponible depuis juin 2022 et organisée afin de répondre massivement aux nombreuses sollicitations des professionnels. Elle va ainsi permettre aux opticiens d’externaliser :

Le montage des dossiers de référencement auprès des réseaux fermés et ouverts (prix au dossier) ;
Les demandes des prises en charge des patients auprès des organismes (prix à la prise en charge) ;
La gestion du tiers-payant (prix déterminé selon un diagnostic préalable).

L’offre zen : une formule “vacances” dédiée aux pharmaciens d’officine

L’été, les officines sont confrontées à deux problématiques : les absences des équipes liées aux congés et le surcroît d’activité qui touche les officines implantées dans des zones touristiques (stations balnéaires, montagne).

Alors pour la deuxième année consécutive, Backoffice propose son offre d’été : l’externalisation de la gestion du tiers-payant sur 3 mois seulement, de juin à fin septembre 2022.

Cette formule “zéro prise de tête” permet de résoudre tous les tracas liés aux besoins éphémères de la saison estivale :

Backoffice intervient rapidement et très simplement ;
Tous les soucis liés au recrutement de salariés en contrat temporaire disparaissent ;
La gestion du tiers-payant est assurée de façon ponctuelle, contrairement aux conditions de vente habituelles (engagement trimestriel avec tacite reconduction) ;
Un tarif préférentiel est accordé : frais de mise en route du service offerts + abonnement Kabeo remisé.

Backoffice : simplifier la gestion du tiers-payant

Back Office Services est une société créée par Kozea group (et dont Backoffice est le nom de marque). Basée à Lyon, elle s’est fixé une mission : redonner de la valeur au métier des pharmaciens, des opticiens et des magasins de matériel médical.

Son activité principale concerne le traitement des rejets de tiers-payant par une équipe de gestionnaires dédiés à ses pharmacies clientes. L’implantation en France offre une vraie garantie de qualité. En effet, tout le suivi est effectué par l’équipe originaire de la région lyonnaise et expérimentée qui connaît parfaitement le système et les différents acteurs impliqués dans cette chaîne.

C’est pour améliorer la gestion du “back office” que cette société a créé Kabeo, son propre logiciel de gestion du tiers-payant. Ainsi, depuis 2015, il est possible de suivre en temps réel l’avancement des dossiers pour réduire significativement le temps consacré à la gestion des rejets de tiers-payant et corriger les erreurs comptoir.

Il est accessible à tous les pharmaciens d’officines souhaitant gérer eux-mêmes leurs rejets de tiers-payant, à l’instar des gestionnaires Backoffice qui l’utilisent pour leur activité quotidienne. Grâce à ce gain de temps, les équipes officinales peuvent ainsi se concentrer à nouveau sur leur cœur de métier.

Back Office Services est également agréé organisme de formation. Ses programmes sur la gestion du tiers-payant sont certifiés Qualiopi et peuvent être financés par l’OPCO. La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : action de formation.

Les (grands) petits plus Back Office Services :

Une organisation calée au millimètre près ;
Des équipes d’experts qui profitent d’un accompagnement au top : la priorité est donnée à la formation et à l’humain afin que la Dream Team se sente bien et heureuse ;
Une satisfaction clients qui se situe aux alentours de 98 %.

À propos de Philippe Donadieu, le dirigeant fondateur

Docteur en Pharmacie, Philippe Donadieu a complété cette formation initiale par un troisième cycle de gestion et marketing.

Il a ensuite exercé pendant 14 ans dans de véritables start-ups à succès au sein d’un laboratoire pharmaceutique international de renom. Ses fonctions ont évolué très vite vers des directions marketing et commerciales, au plus près des pharmaciens d’officine (Merck Génériques/Mylan) ou des hôpitaux (Merck Santé Oncologie).

Pour poursuivre dans cet “esprit start-up”, il a lancé sa première société en 2006. Avec, déjà, une ambition en phase avec les enjeux actuels : accompagner et aider ses confrères pharmaciens d’officine et leurs équipes dans l’optimisation de la gestion de leur “back office” (tâches administratives, etc.). Le but étant de leur offrir plus de temps à consacrer au “Front Office” (en les rendant plus disponibles pour leur patientèle et leurs projets de transformation).

Cette stratégie d’anticipation s’est avérée pertinente puisqu’elle intégrait déjà l’évolution pressentie du mode de rémunération de la pharmacie des produits vers les services : télésoins, vaccination, tests rapides d’orientation diagnostic (TROD) comme les fameux tests antigéniques Covid-19 notamment, les entretiens pharmaceutiques, les bilans partagés de médication…

Avec Backoffice, Kozea group a pour ambition d’atteindre de nouveaux professionnels du secteur de la santé et du paramédical, eux aussi confrontés à la complexité de la gestion du tiers-payant.

Kozea group, une culture de l’innovation

Aligné avec les évolutions de marché, grâce à une équipe hyper-motivée et impliquée, Kozea group s’impose comme un acteur incontournable par son savoir-faire dans le numérique.

Ainsi, dès 2007, le groupe a lancé les premiers sites internet pour les pharmacies, précédés de quelques mois par son premier service de gestion du tiers-payant.

Après un décollage rapide et intense de 2009 à 2014, il a ensuite investi pour construire une offre adéquate et diversifiée de solutions digitales et de services humains (community management, gestionnaire de tiers-payant…).

Il s’est donc placé dans l’accompagnement, au cœur des besoins des pharmacies.

Aujourd’hui, Kozea group poursuit ses efforts de développement dans les domaines de l’intelligence artificielle et du machine learning.

Il s’appuie notamment sur la R&D pour aborder cette nouvelle décennie en créant des services toujours plus innovants et en phase avec l’évolution du marché des professionnels de santé. De nouveaux partenariats publics/privés sont d’ailleurs en train d’être mis en place.