Il n’y a pas de communication événementielle réussie sans une organisation maîtrisée de A à Z.
Dans les relations publiques, savoir gérer son timing est essentiel pour produire l’effet souhaité, et ce quel que soit l’évènement prévu : afterwork, vernissage, salon, concert, spectacle, journée portes ouvertes, inauguration, animation, conférence, débat…
Pour ce faire, 4 actions sont à mettre en place :
- Anticiper la communication sur l’événement ;
- Adapter sa stratégie en fonction de son objectif ;
- S’organiser selon le bon retroplanning ;
- Bien équilibrer le fond et la forme de son communiqué de presse.
Anticiper la communication sur l’événement
Dans l’idéal, il est généralement préférable de communiquer l’événement aux médias 2 à 3 mois avant le Jour J.
L’objectif est d’intégrer les délais de bouclage des journalistes à la campagne de presse, puisque les articles et les dossiers des magazines doivent être rédigés longtemps à l’avance.
Il faut donc prévoir le temps nécessaire pour la rédaction, la mise en page et la mise sous presse du communiqué de presse.
Envoyer son communiqué de presse trop tard, c’est prendre le risque de se priver de belles publications dans certains grands médias nationaux à forte audience.
Cependant, pas de panique ! Il existe certains médias à délais de bouclage plus courts comme la télévision, la radio, les webzines, les blogs et les influenceurs.
Adapter sa stratégie à son objectif
Lors de la prise de contact avec les journalistes, l’objectif peut être de deux natures en fonction du type d’évènement :
- Attirer un maximum de personnes ;
- Avoir une bonne couverture média / presse durant l’événement.
En fonction de la campagne, trois paramètres peuvent varier : le timing, le contenu du communiqué et la proposition faite aux journalistes.
Certains éléments sont en revanche à communiquer obligatoirement aux journalistes.
Les informations pratiques
Il faut un maximum de détails pour attiser la curiosité des journalistes !
Les précisions concerneront tout ce qui est relatif à l’évènement : la date, le lieu, les horaires, le public visé, le programme complet, l’organisateur, la présence d’un parking ou la station de métro la plus proche…
Pour plus d’informations sur la rédaction, contacter :
https://www.relations-publiques.pro/contact
Les visuels
Il n’est pas toujours évident de définir les meilleurs visuels.
L’important est de donner envie aux journalistes de se rendre à l’évènement et d’en parler à leurs lecteurs/téléspectateurs/auditeurs !
Dans le communiqué de presse, il est possible par exemple d’incorporer des visuels qui représentent le cadre dans lequel se déroule l’événement, des portraits des intervenants, un logo…
L’idée est de permettre aux journalistes (et par la suite à leur audience) de se projeter dans l’événement.
S’organiser selon le bon rétroplanning
Le premier envoi du communiqué de presse se fait généralement 2 à 3 mois avant la date de l’évènement. Envoyer assez tôt, c’est permettre à un maximum de journalistes de s’organiser pour s’y rendre. Sans cela, les résultats de la campagne ne sont pas optimaux.
Lorsqu’il ne reste plus qu’un mois avant l’évènement,il faut effectuer une première relance des journalistes, que ce soit par e-mail ou par téléphone.
Durant les dix derniers jours de la campagne de presse, et en fonction des résultats obtenus, il est préférable de relancer uniquement les journalistes intéressés par téléphone, pour confirmer leur venue.
Bien équilibrer le fond et la forme
Certains événements se prêtent particulièrement à une très belle mise en page graphique.
C’est notamment le cas pour les concerts, les spectacles, les expositions, les inaugurations, les journées portes ouvertes et les salons.
Une mise en page avec de belles photos en haute définition apportera une esthétique supplémentaire au communiqué de presse.
La mise en page graphique et les visuels du communiqué sont cependant toujours complémentaires au contenu.
L’idée est de valoriser le fond, c’est-à-dire les propos du communiqué grâce à la forme, c’est-à-dire les visuels.
Aussi, l’évènement sortira du lot et sera plus facilement relayée par les journalistes s’il contient une information, une actualité, une nouveauté ou un message à faire passer.
Il est par exemple possible de mettre en avant des temps forts de l’événement (en les plaçant dans leur contexte), de faire un lien avec une tendance forte du moment, ou encore de valoriser la venue d’un ou plusieurs des intervenants…
Pour en savoir plus
Site web : https://www.relations-publiques.pro/contact
