L’univers de la formation est (encore !) en pleine mutation. En 2024, suite à la mise en place de France Travail et de France VAE, ce secteur est visé par de nouvelles régulations qui visent à sécuriser l’effort financier consenti par l’État.
En effet, malgré la crise, des moyens importants ont été mobilisés dans l’objectif d’atteindre le plein emploi. La loi de finances de 2024 prévoit notamment de verser 500 millions de plus que l’année précédente : 3,9 milliards d’euros sont alloués aux contrats en alternance et 2,5 milliards d’euros à France Compétences.
Bilan pédagogique et financier, contrats de sous-traitance… Les formateurs sont mis sous pression, puisqu’ils vont devoir se conformer à leurs nouvelles obligations et interdictions d’ici le 30 avril 2024.
Actuellement, les professionnels de la formation sont en panique ! Quant à ceux qui ne le sont pas, c’est souvent parce qu’ils n’ont pas encore pris conscience de l’immense travail de mise en conformité à réaliser.
Dans ce contexte, Stéphanie Kaiser (Philys Solutions), experte dans le domaine administratif de la formation professionnelle, fait le point sur les changements à mettre en place et partage ses conseils.
Les règles changent en avril 2024 !
Bilan pédagogique et financier : la déclaration annuelle doit être finalisée avant le 30 avril
Le BPF doit être rempli même si le formateur exerce son activité de façon accessoire. Or s’acquitter de cette obligation chaque année n’est pas toujours une mince affaire !
Il faut parfois du temps pour intégrer toutes les subtilités de ce document. Par exemple, dans le BPF, il faut savoir que c’est la date de la réalisation de la prestation qui entraîne le rattachement à l’exercice comptable (et non celle de l’encaissement ou du paiement).
Formateur en sous-traitance : des évolutions contraignantes dès le 1er avril
Pour lutter contre les fraudes au CPF (Compte personnel de formation), le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 a mis en place de nouvelles règles à respecter sous peine de sanctions. Elles prennent effet à partir du 1er avril 2024.
En cas de sous-traitance, si le formateur intervient dans le cadre du CPF pour un organisme de formation référencé et certifié, il devra notamment :
- Respecter toutes les exigences pour être référencé sur EDOF (portail dédié aux organismes de formation) ;
- Obtenir la certification Qualiopi (sauf si affiliation au régime micro-social avec un CA inférieur à 77 000€) ;
- Détenir les certifications professionnelles RNCP/RS ;
- Signer un contrat écrit avec le donneur d’ordre contenant certaines mentions obligatoires.
Organismes de formation : Qualiopi évolue
Désormais, la définition des missions au sein des contrats de sous-traitance va devoir être beaucoup plus précise. Autre changement, qui donne des sueurs froides à certains organismes : afin d’éviter les dérives, il ne sera plus possible d’avoir des formateurs en cascade (c’est-à-dire des “sous-traitants de sous-traitants”) ni de faire appel à des organismes ayant été déréférencés.
Philys Solutions : une assistance sur mesure pour gagner du temps et de la sérénité
Stéphanie KAISER accompagne les formateurs et les organismes de formation qui veulent respecter leurs différentes obligations d’avril, mais aussi (et peut-être même surtout !) se consacrer pleinement à leur activité.
En se déchargeant de la partie administrative, ils peuvent enfin se concentrer sur leur cœur de métier, tout en ayant la certitude de remplir leurs différentes obligations.
Simplifier et alléger l’organisation du quotidien
Philys Solutions se charge de toutes les tâches fastidieuses :
- le suivi logistique du projet ou de la structure ;
- le suivi budgétaire et administratif ;
- la vérification des éléments d’activité ;
- la gestion de l’administration du personnel ;
- le contrôle de la conformité administrative et financière des actions de formation ;
- la rédaction et saisie des contrats d’alternance ou autre ;
- la saisie des relevés de notes, attestation de fin de formation ;
- les conventions de formation ;
- l’organisation des jurys et épreuves, planification des formateurs, planification des formations ;
- le lien avec les Opco, archivage et dématérialisation des documents, standard.
Créer une relation qualitative entre le formateur et ses élèves
Philys Solutions maîtrise les techniques pédagogiques propres aux centres formateurs.
Par téléphone ou par email, Stéphanie va ainsi corriger les différentes évaluations, encadrer les stagiaires dans leurs missions, évaluer leur travail dans sa globalité, et contrôler la conformité administrative et financière des actions de formation.
Gérer toute la création du volet pédagogique
Les formateurs et organismes de formation peuvent déléguer à Philys Solutions la conception de plans et de programmes de formations adaptés, l’élaboration de leurs supports pédagogiques, la réalisation de leurs catalogues de formation, la mise en œuvre du processus d’évaluation, les demandes de financement, le suivi des conventions, etc.
Les (grands) petits plus
Une expertise à 360°. Stéphanie Kaiser a plus de 15 ans d’expérience dans un organisme de formation privé, à différents postes. Elle connait donc parfaitement les enjeux du secteur et les besoins de ses acteurs.
La souplesse. Philys Solutions intervient à distance et en entreprise, en montrant une réelle disponibilité.
La proximité. Philys Solutions, c’est aussi une structure à taille humaine, idéalement située dans le centre-ville de Metz.
Le professionnalisme. Stéphanie Kaiser, impliquée et persévérante, a toujours été d’une nature rigoureuse. À l’écoute, elle sait gérer plusieurs dossiers à la fois. Avec des soft skills très appréciés de ses clients : l’empathie et la bienveillance.
La formation…mais pas que ! Philys Solutions accompagne aussi les dirigeants dans d’autres secteurs d’activités et les artisans.
À propos de Stéphanie Kaiser, la fondatrice
Après 10 ans dans la grande distribution, Stéphanie KAISER a intégré un organisme de formation, spécialisé dans le commerce.
Elle y reste 15 ans, d’abord en tant que formatrice, puis responsable pédagogique et recrutement, avant de finir en tant que responsable administrative.
Cette expérience se révèle particulièrement enrichissante puisque Stéphanie a l’opportunité de gérer l’entrée en formation des stagiaires jusqu’à leur sortie, la facturation, les règlements, la partie formateur, la planification des formations, etc.
À l’automne 2022, suite à un drame familial, elle lance la SARL Philys Solutions pour partager son expertise avec les entreprises. Un choix qu’elle ne regrette pas ! “L’entrepreneuriat me permet de me sentir libre, de choisir mes clients et mes interlocuteurs”, explique-t-elle.
Aujourd’hui, Stéphanie ambitionne de communiquer sur l’intérêt de l’externalisation, une solution encore trop méconnue des formateurs, artisans, professions libérales et TPE/PME.
Pour beaucoup de dirigeants, l’administratif est synonyme de corvée redondante et chronophage. Alors que pour moi, c’est un réel plaisir ! J’ai toujours aimé, gérer, organiser, planifier.
En savoir plus
L’accompagnement des formateurs & organismes de formation : https://philys-solutions.fr/services-aux-organismes-de-formation/
Site web : https://philys-solutions.fr
LinkedIn : https://www.linkedin.com/in/stéphanie-kaiser-philys-solutions
